員工侵占公司款項時的應對｜日本律師說明證據保全、民事求償、刑事告訴與勞務處理

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核對時發現存款餘額與帳簿不符；交易對象來電表示款項早已匯出；內部檢舉指出某位員工的異常。在日本設有據點的外國企業，時有此類情形。最常見亦最難挽回的失誤，是在證據尚未確保之前即向本人求證。以下依日本法，說明被害企業一方的合法對應。

Contents

一、發覺的端緒與最初的處置
二、事實關係的確定
三、民事上的回收
四、刑事上的對應與先後順序
五、勞務上的對應
六、再發的防止
七、結語
諮詢方式

一、發覺的端緒與最初的處置

端緒多為帳簿與存款餘額的不一致、交易對象就款項所為的照會、內部檢舉，或內部稽核與會計師的指摘。無論何者，均應在向本人詢問之前先行確保資料與電磁紀錄。本人一旦知悉調查，帳冊、傳票、電子郵件與系統紀錄即有遭刪除或竄改之虞。應優先保全者為會計帳簿與傳票、存摺及網路銀行的交易明細、請款單與收據、簽核文件、電子郵件、系統的存取紀錄，以及公司配發電腦的硬碟複製。詢問宜自周邊的相關人員（同部門的同事、直屬主管，必要時及於交易對象）開始，本人置於最後。

惟調查有其法律上的界限。公司配發的電腦與公司電子郵件，於工作規則有明示依據且調查具必要性與相當性時，通常得為調查；但本人的私人手機、私人帳號與置物櫃內的私人物品，未經同意逕行搜查，可能構成隱私的侵害。日本最高法院就所持品檢查，要求合理的理由、一般上妥當的方法與程度、以制度方式劃一的實施，以及工作規則等的明示依據。

二、事實關係的確定

應確定者為期間、金額、手法的類型，以及有無共犯（含外部交易對象的參與）；手法僅需查明至足以特定損害與請求原因的程度。宜製作按日期排列並逐筆附記憑證編號的一覽表，此即民事請求與刑事告訴共通的基礎資料。向本人詢問時應作成聽取紀錄並請其簽名；本人承認者，宜取得記載期間與金額的確認書及還款計畫書。惟以脅迫或長時間拘束取得的書面，日後效力可能遭否定，反使企業處於不利地位，故須在自願的狀態下進行。

三、民事上的回收

不當得利返還請求（日本民法第703條、第704條）——惡意的受領人須附加利息返還。
侵權行為損害賠償請求（日本民法第709條）——調查所需費用等，於因果關係的範圍內亦得請求。
消滅時效——侵權行為為自知悉損害及加害人時起3年、自行為時起20年；不當得利為自知悉得行使權利時起5年、自得行使權利時起10年。
對身元保證人（人事保證人）的請求——依日本身元保證相關法律，未定期間者3年，定有期間者最長5年；法院並得斟酌雇主監督的疏失等一切情事減輕其責任，故全額獲償者不多。2020年4月1日以後締結的個人根保證契約，未定最高限額者無效。
與退職金的抵銷——退職金屬工資，受日本勞動基準法第24條工資全額給付原則的拘束，不得片面抵銷；日本最高法院僅於客觀上足認存在基於勞工自由意思的同意時，始承認抵銷。工作規則定有懲戒解僱不發退職金者，亦須背信的程度達到抹消過往勤續之功，始為有效。
假扣押——為防止財產散逸，得於起訴前就存款、不動產或車輛聲請假扣押；須釋明被保全權利與保全之必要性，並向法務局（提存所）提存擔保金。成敗取決於速度。

四、刑事上的對應與先後順序

日本刑法第253條的業務上侵占罪（業務上橫領罪），法定刑為10年以下拘禁刑（日本自2025年6月起將懲役與禁錮統合為拘禁刑）。此罪非告訴乃論之罪，故告訴並非追訴的要件，惟被害企業是否告訴，對偵查機關是否著手仍具重大意義。

應注意者為順序。告訴後，本人可能因失去工作或遭身體拘束而喪失資力，致回收更形困難；另一方面，被害的填補與和解於量刑上受到重視，告訴反而可能促使本人及其親屬籌款返還。究應先確保還款的承諾與擔保而後告訴，或立即告訴，須就個案衡量。金額龐大、有逃亡或湮滅證據之虞、本人全面否認者，通常宜及早告訴。

五、勞務上的對應

懲戒處分須以工作規則所定的懲戒事由與種類為依據，且該工作規則須已周知；處分並須與行為的態樣及情節相當，逾越者即屬懲戒權的濫用而無效（日本勞動契約法第15條）。程序上必須給予申辯的機會，縱事實明確，欠缺此一程序本身亦可能使處分無效。懲戒解僱另須具備客觀上合理的理由與社會通念上的相當性（同法第16條）；金額與期間、有無悔意、有無返還、對業務的影響均為判斷的因素。即時解僱者，須向勞動基準監督署長取得解僱預告的除外認定（日本勞動基準法第20條），未經認定者仍須給付30日的預告工資。同一行為不得重複處分。