종업원의 횡령·착복이 발각된 경우의 대응｜일본 변호사가 설명하는 증거 보전, 손해의 회복, 형사고소의 시기와 징계 절차

대사 과정에서 예금 잔액과 장부가 맞지 않는 것을 발견합니다. 거래처가 전화하여 그 대금은 이미 송금하였다고 말합니다. 내부제보가 특정 종업원의 이상을 지적합니다. 일본에 거점을 둔 외국 기업이 드물지 않게 마주하는 상황입니다. 가장 흔하면서도 되돌리기 어려운 잘못은, 증거를 확보하기 전에 본인에게 먼저 확인하는 것입니다. 이하에서는 피해를 입은 기업이 취할 수 있는 적법한 대응을 일본법에 근거하여 설명합니다.

Contents

1. 발각의 단서와 초기 대응
2. 사실관계의 확정
3. 민사상의 회수
4. 형사상의 대응과 선후의 판단
5. 노무상의 대응
6. 재발의 방지
7. 맺음말
문의 방법

1. 발각의 단서와 초기 대응

단서는 대체로 장부와 예금 잔액의 불일치, 거래처로부터의 대금 조회, 내부제보, 그리고 내부감사나 회계사의 지적입니다. 어느 경우이든 본인에게 묻기 전에 먼저 자료와 전자적 기록을 확보하여야 합니다. 조사가 진행 중임을 본인이 알게 되면 장부, 전표, 전자우편, 시스템 기록이 삭제되거나 변조될 위험이 생깁니다. 우선 보전하여야 할 것은 회계장부와 전표, 통장 및 인터넷뱅킹 거래내역, 청구서와 영수증, 결재 문서, 전자우편, 시스템 접근 기록, 그리고 회사가 지급한 컴퓨터의 디스크 이미지입니다. 청취는 주변 관계자, 즉 같은 부서의 동료, 직속 상급자, 필요하다면 해당 거래처의 순서로 진행하고 본인은 마지막에 청취합니다.

다만 조사에는 법적인 한계가 있습니다. 회사가 지급한 컴퓨터와 회사 전자우편 계정은, 취업규칙 등에 명시적 근거가 있고 조사의 필요성과 수단의 상당성이 인정되는 범위에서 일반적으로 조사할 수 있습니다. 그러나 본인의 개인 휴대전화, 개인 계정, 사물함 속의 개인 물품을 동의 없이 수색하는 것은 사생활의 침해가 될 수 있습니다. 일본 최고재판소는 소지품 검사에 관하여, 합리적인 이유, 일반적으로 타당한 방법과 정도, 제도로서의 획일적 실시, 그리고 취업규칙 등의 명시적 근거를 요구하고 있습니다.

2. 사실관계의 확정

확정하여야 할 것은 기간, 금액, 수법의 유형, 그리고 공범의 유무이며 외부 거래처의 관여도 여기에 포함됩니다. 수법은 손해와 청구원인을 특정할 수 있는 정도까지 밝히면 충분합니다. 일자별로 배열하고 각 건마다 증빙의 번호를 부기한 일람표를 작성하여 두는 것이 좋으며, 이것이 민사청구와 형사고소에 공통되는 기초자료가 됩니다. 본인을 청취할 때에는 청취서를 작성하고 확인 서명을 받으며, 본인이 인정하는 경우에는 기간과 금액을 기재한 확인서와 변제계획서를 받아 둡니다. 다만 협박이나 장시간의 구속에 의하여 받은 서면은 나중에 효력이 부정될 수 있고 오히려 회사가 불리한 처지에 놓이므로, 어디까지나 본인의 임의에 의하여 진행하여야 합니다.

3. 민사상의 회수

부당이득 반환청구(일본 민법 제703조, 제704조) — 악의의 수익자는 이자를 붙여 반환하여야 합니다.
불법행위에 기한 손해배상청구(일본 민법 제709조) — 원금 외에 조사에 소요된 비용 등도 인과관계가 인정되는 범위에서 청구할 수 있습니다.
소멸시효 — 불법행위에 기한 청구는 손해 및 가해자를 안 날로부터 3년, 행위 시로부터 20년입니다. 부당이득에 기한 청구는 권리를 행사할 수 있음을 안 날로부터 5년, 권리를 행사할 수 있는 때로부터 10년입니다.
신원보증인에 대한 청구 — 일본의 신원보증에 관한 법률에 따르면 기간을 정하지 아니한 경우는 3년, 정한 경우에도 최장 5년입니다. 법원은 사용자의 감독상의 과실 등 일체의 사정을 참작하여 책임을 경감할 수 있으므로 전액을 회수하는 예는 많지 않습니다. 2020년 4월 1일 이후에 체결된 개인 근보증계약은 극도액을 정하지 아니하면 무효입니다.
퇴직금과의 상계 — 퇴직금은 임금에 해당하므로 일본 노동기준법 제24조의 임금 전액 지급의 원칙이 적용되어 사용자가 일방적으로 상계할 수 없습니다. 일본 최고재판소는 근로자의 자유로운 의사에 기한 동의가 객관적으로 인정되는 경우에 한하여 상계의 효력을 인정합니다. 취업규칙에 징계해고 시 퇴직금을 지급하지 아니한다는 규정을 둔 경우에도, 그 배신성이 종래의 근속의 공로를 말소할 정도에 이르러야 유효합니다.
가압류 — 재산의 산일을 막기 위하여 소 제기 전에 예금, 부동산, 차량에 대하여 가압류를 신청할 수 있습니다. 피보전권리와 보전의 필요성을 소명하고 법무국(공탁소)에 담보금을 공탁하여야 합니다. 성패는 속도에 달려 있습니다.

4. 형사상의 대응과 선후의 판단

일본 형법 제253조의 업무상 횡령죄는 10년 이하의 구금형에 처합니다(일본은 2025년 6월부터 종전의 징역과 금고를 구금형으로 통합하였습니다). 이 죄는 친고죄가 아니므로 고소가 소추의 법적 요건은 아니지만, 실무상 피해 기업이 고소를 제기하는지 여부는 수사기관의 착수에 큰 영향을 미칩니다.

주의할 점은 선후의 판단입니다. 고소를 제기하면 본인이 직장을 잃거나 신병이 구속되어 자력을 상실하고, 그 결과 회수가 오히려 곤란해지는 경우가 있습니다. 반면 형사절차에서는 피해의 변상과 합의가 양형에서 중시되므로, 고소가 본인과 그 가족으로 하여금 자금을 마련하여 반환하도록 하는 계기가 되기도 합니다. 따라서 변제의 약속과 담보를 먼저 확보한 뒤에 고소할 것인지, 즉시 고소할 것인지는 개별 사안에 따라 형량하여 결정하여야 합니다. 금액이 크거나, 도주 또는 증거인멸의 우려가 있거나, 본인이 전면 부인하는 경우에는 조기에 고소하는 편이 통상 바람직합니다.

5. 노무상의 대응

징계처분은 취업규칙에 정한 징계사유와 종류를 근거로 하여야 하며, 그 취업규칙이 종업원에게 주지되어 있어야 합니다. 또한 처분의 내용이 행위의 태양과 정상에 비추어 상당하여야 하고, 이를 넘는 것은 징계권의 남용으로서 무효입니다(일본 노동계약법 제15조). 절차적으로는 반드시 변명의 기회를 부여하여야 하며, 사실관계가 명백하더라도 이 절차의 결여만으로 처분이 무효가 될 수 있습니다. 징계해고는 여기에 더하여 객관적으로 합리적인 이유와 사회통념상의 상당성을 갖추어야 하고(같은 법 제16조), 금액과 기간, 반성의 유무, 반환의 유무, 업무에 미친 영향 등이 판단요소가 됩니다. 즉시해고를 하려면 노동기준감독서장의 해고예고 제외인정을 받아야 하며(일본 노동기준법 제20조), 인정을 받지 못하면 30일분의 예고수당을 지급하여야 합니다. 동일한 행위를 이중으로 처분할 수는 없습니다.

6. 재발의 방지

직무의 분장 — 기장과 자금의 보관, 청구와 수금을 서로 다른 담당자가 맡도록 합니다.
승인의 이중화 — 일정 금액 이상의 지출은 2인 이상의 결재를 거치게 하고, 인터넷뱅킹은 2인 조작 방식으로 운용합니다.
정기적인 담당 교체와 연속휴가의 의무화 — 특정 업무를 한 사람이 여러 해 동안 단독으로 처리하는 것이야말로 부정이 오래 발견되지 않는 환경입니다.
대사의 분리 — 예금 잔액과 장부의 정기적 대조를 담당자 이외의 사람이 실시합니다.
내부제보 창구의 설치 — 일본의 공익신고자 보호법에 따라 상시 사용하는 근로자가 300명을 넘는 사업자는 내부 공익신고 대응체제를 정비할 의무를 부담하며, 신고자에 대한 불이익한 취급은 금지됩니다.

7. 맺음말

이러한 사안의 성패는 사실상 초기 며칠에 결정됩니다. 기업의 목적은 통상 손해의 회복에 있고 형사처벌은 그 수단의 하나에 지나지 아니하므로, 민사·형사·노무의 세 가지를 하나의 계획으로 순서를 정하여 진행하는 것이 바람직합니다. 본 사무소는 일본에 거점을 둔 외국 기업의 위임을 수임하고 있으며, 한국 법무법인을 통한 문의도 받고 있습니다.